Аудит робочого часу – метод вивчення витрат робочого часу співробітників. Послуга допомагає оптимізувати робочий час персоналу і з’ясувати резерви їх працездатності.
ЯКІ ПЕРЕВАГИ АУДИТУ РОБОЧОГО ЧАСУ?
Мінімізувати втрати – завдання будь-якого підприємця. Робочий час не виняток. Беручи співробітника на роботу, ми купуємо його час і вправі розраховувати на належну віддачу.
«У мене немає часу», «Я не встиг», – доводиться чути керівникам від своїх підлеглих. Франклін Філд сказав: “Між успіхом і невдачею лежить прірва, ім’я якої ” у мене немає часу “. Чи так це насправді? Можливо, це банальна відмовка співробітників?
Аудит використання робочого часу допоможе з’ясувати причину зниження продуктивності роботи співробітників. Можливо, в дійсності у людини багато обов’язків, з якими не реально впоратися і за 48 годин. А може, він просто нераціонально використовує свій час і йому слід сходити на хороший тренінг з тайм-менеджменту.
Навіщо потрібен аудит витрат робочого часу, крім банальної функції контролю? Даний вид аудиту допомагає:
- оптимізувати робочий процес компанії;
- виявити резерви можливостей співробітників;
- розробити ефективні форми взаємодії між відділами;
- оптимізувати робочі обов’язки співробітників;
- розробити KPI.
МЕТОДИ АУДИТУ РОБОЧОГО ЧАСУ
Для вивчення витрат робочого часу застосовується метод “Фотографії робочого дня”.
Фотографія робочого дня – це вид спостереження, в ході якого фіксуються час, який співробітник витрачає на виконання своїх обов’язків. В результаті роботодавець отримує дані про те, чим і коли займався його співробітник.
Як допоміжний метод, може використовуватися інтерв’ю, яке допомагає отримати поглиблені дані.
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ АУДИТУ РОБОЧОГО ЧАСУ
- Хронометраж робочого часу повинен виконувати незалежний спостерігач, який не є співробітником організації.
Присутність керівництва напружує підлеглих, а при незалежному аудиторі співробітники будуть вести себе природно, але при цьому більш відповідально ставитися до виконання своїх обов’язків. Це покаже, на що вони здатні в дійсності. - Перед проведенням аудиту робочого часу, слід попередити співробітників про заплановане дослідження і донести до них його мету.
При прийомі на роботу уточнюйте, що можливий хронометраж робочого часу і вкажіть це в договорі. - Для точної оцінки необхідно виконувати спостереження 1-2 тижні.
ЩО ВИБРАТИ: АУДИТ РОБОЧОГО ЧАСУ АБО СПЕЦІАЛЬНА ПРОГРАМИ, ЯКІ ФІКСУЮТЬ ДІЇ КОРИСТУВАЧА?
Автоматизовані програми контролю за робочим часом мають такі можливості: фіксувати довжину робочого дня співробітника (його запізнення та завчасне закінчення роботи), покаже, на яких сайтах він сидить і скільки часу проводить в соціальних мережах.
На жаль, у такого ПО немає можливості фіксувати скільки часу було витрачено на рішення робочих питань з колегами, розбір паперової пошти, друковання документів, телефонні дзвінки партнерам та інші завдання, що не пов’язані з комп’ютером.
Вводити запис свого часу співробітниками марно – їм це не треба. Вони не будуть якісно фіксувати свої витрати часу. Крім того, постійні позначки будуть відволікати від їх основних обов’язків, що відіб’ється на продуктивності роботи. До того ж, ви витратите силу-силенну часу на їх аналіз.
Аудит методом фотографії робочого дня співробітника, показує, який обсяг роботи може виконувати співробітник при ідеальній організації свого робочого часу. При сторонньому спостерігачеві він зібраний і сконцентрований. Враховуються всі дії співробітника: взаємодія з колегами, кількості перекурів і, власне час, який він відвів на виконання прямих обов’язків.
Крім усього іншого, ми з Вами розуміємо, що будь-яку комп’ютерну програму можна саботувати і обійти. Також, не кожен співробітник чесно фіксуватиме свої часові витрати. З живим спостерігачем все це не пройде.
